Een back-up die je nooit hebt teruggezet, is geen back-up maar een vermoeden. Je mail, je bestanden en je gesprekken zitten vandaag in Microsoft 365, en daardoor voelt het alsof alles vanzelf veilig staat. Dat is maar half waar: Microsoft houdt het platform recht, jij blijft verantwoordelijk voor wat erin staat. Wij zetten die omgeving op zoals het hoort, beveiligen ze, maken er een aparte back-up van én gaan na of die back-up effectief terugkomt.
Wat Microsoft wél en niet voor je doet
Microsoft zorgt dat de dienst draait: de servers, de updates, de beschikbaarheid. Wat er binnen jouw omgeving gebeurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid — een map die iemand verwijdert, een mailbox die leeggemaakt wordt, bestanden die versleuteld raken door ransomware, een medewerker die vertrekt met zijn OneDrive nog vol bedrijfsdocumenten.
De prullenbak van Microsoft 365 vangt de eerste schrik op, maar die houdt items een beperkte tijd bij en is dus geen archief. Wie merkt dat er iets ontbreekt, merkt dat zelden dezelfde week. Daarom hoort er naast Microsoft 365 een echte back-up te staan: apart bijgehouden, en met een bewaartermijn van drie jaar, tenzij we met jou iets anders afspreken.
Eerst je structuur, dan de knoppen
We beginnen niet bij licenties maar bij hoe jouw zaak werkt. Wie heeft een eigen mailbox nodig, en waar volstaat een gedeeld postvak zoals info@ of boekhouding@? Welke afdelingen delen welke bestanden, en wie mag daar net niet aan? Eén gebruiker of tientallen gebruikers met een handvol gedeelde postvakken: het kan allebei, maar de opzet verschilt grondig.
Die oefening kost een gesprek en bespaart je jaren gerommel. Een omgeving die van bij de start klopt, blijft uitlegbaar: je weet waar iets staat, wie eraan kan, en wat er moet gebeuren als er iemand bijkomt of vertrekt.
Mail die aankomt én binnenblijft
Een mailbox aanmaken is het makkelijke deel. Het werk zit in de rest: aliassen en gedeelde postvakken, doorstuurregels, agenda's die collega's mogen inkijken, en de instellingen die ervoor zorgen dat jóuw mail bij de ontvanger niet in de spam belandt. Dat laatste hangt aan je domeinnaam — de SPF-, DKIM- en DMARC-records in je DNS bepalen mee of de rest van de wereld jouw mail vertrouwt.
In de omgekeerde richting staat de filter. Spam, bekende malware en het gros van de phishing worden tegengehouden voor je inbox ze ziet. Sluitend is dat nooit — daar komen we verderop op terug — maar het scheelt je elke dag een hoop ruis.
Bestanden: van de P-schijf naar SharePoint en OneDrive
De klassieke netwerkschijf werkt prima tot iemand van thuis wil werken. In Microsoft 365 splitsen we dat netjes: OneDrive is de persoonlijke werkmap, SharePoint en Teams zijn waar de bedrijfsbestanden staan. We zetten de structuur en de rechten zo op dat elke medewerker vanaf al zijn toestellen aan de gedeelde bestanden kan, zonder dat meteen iedereen alles ziet.
Versiegeschiedenis komt daarbij van pas: een document dat iemand heeft overschreven, zet je terug naar de versie van gisteren. En wil je later met Copilot of andere AI-hulp aan de slag — zie AI-implementatie — dan is net die ordening het echte voorwerk. Een assistent die rommel doorzoekt, geeft rommel terug.
Back-up van je volledige Microsoft 365-omgeving
Voor de back-up werken we met de cloudbackup voor Microsoft 365 van Hornetsecurity. Die draait naast je Microsoft-omgeving en maakt automatisch een kopie van wat erin zit:
- Exchange Online — mailboxen, gedeelde postvakken, agenda's en contacten;
- OneDrive — de persoonlijke werkmappen van je medewerkers;
- SharePoint — je bedrijfsbestanden en de sites errond;
- Teams — de kanalen en bestanden waar je team dagelijks in werkt;
- Entra ID — je gebruikers, je groepen en de rechten die daaraan hangen.
Het gaat dus om je volledige omgeving en niet alleen om je bestanden: ook de structuur errond — wie er bestaat, wie in welke groep zit en wie waaraan mag — zit mee in de kopie. Dat scheelt bij een herstel het verschil tussen bestanden terugkrijgen en je omgeving terugkrijgen.
Die kopie houden we drie jaar bij, tenzij we met jou iets anders afspreken — bijvoorbeeld omdat jouw sector een langere termijn verwacht. Minstens even belangrijk als de termijn is dat terugzetten fijnmazig kan — één mail, één map, één site — in plaats van alles of niets.
Een back-up die nooit teruggezet is, is geen back-up
Een taak die stil elke nacht groen kleurt, geeft een vals gevoel van veiligheid. Het enige echte bewijs is een herstel dat lukt. Daarom halen we periodiek iets terug uit de back-up om te zien of het klopt, en volgen we de back-uptaken zelf mee op: een job die al dagen faalt, is geen detail dat mag blijven liggen tot je hem nodig hebt.
In de praktijk is de aanleiding meestal veel banaler dan een ramp. Vorige week een klantenmap verwijderd en deze week toch nodig? Je belt, wij zetten ze terug. Hoe snel dat gaat, hangt af van de omvang: één mail is zo gepiept, een volledige mailbox of een grote SharePoint-site vraagt meer tijd.
Beveiliging: MFA, Conditional Access en de licentienuance
Een mailbox die enkel met een wachtwoord beveiligd is, is vandaag een open deur — zeker omdat dat wachtwoord vaak ergens anders al gelekt is. Multifactorauthenticatie staat daarom standaard aan, en met Conditional Access leggen we vast vanwaar en waarmee er op jouw omgeving mag worden aangemeld.
Eén eerlijke nuance, dezelfde als bij werkplekbeheer: Conditional Access hangt aan Entra ID P1 en toestelbeveiliging aan Intune, bij de meeste KMO's via Microsoft 365 Business Premium. Draai je op een lichter abonnement, dan zeggen we vooraf wat er wél en niet mee kan, in plaats van iets te beloven dat je licentie niet dekt. En mail is maar één deur: je netwerk is er nog een — zie netwerkinfrastructuur.
Phishing: de filter vangt veel, niet alles
De mails die er toch door raken, zijn net de overtuigende: een factuur met het juiste bedrag, een vraag van de zaakvoerder die deze week op reis is, een Microsoft-melding die klopt tot op de knop. Techniek alleen lost dat niet op, want er wordt niet op je systemen gemikt maar op je mensen.
Daarvoor bestaat phishing-awarenesstraining met simulaties: je team krijgt oefenmails die op het echte werk lijken, en ziet nadien waaraan het te zien was. Niet om iemand te betrappen — wel omdat een collega die twijfelt en even belt, je meer bespaart dan welke filter ook.
Die training is bij ons een apart product dat je erbij kiest: ze loopt niet standaard mee met je Microsoft 365-omgeving. Jij beslist of je ze opzet, en voor wie — soms is dat het hele team, soms enkel de mensen die facturen of bestellingen behandelen.
Klikt er toch iemand, dan willen we dat meteen weten: aanmeldsessies afmelden, wachtwoord resetten, en nakijken of er geen doorstuurregel is achtergelaten in de mailbox. Dat laatste vergeet bijna iedereen, en het is net wat aanvallers graag achterlaten om stil te blijven meelezen.
Eén handtekening onder elke mail
Mailhandtekeningen zijn een klein ding dat altijd scheefloopt: de ene collega heeft nog het oude logo, de andere staat er zonder telefoonnummer, en de nieuwe heeft gewoon geen handtekening. Met beheerde handtekeningen via Exclaimer zetten we dat centraal: flexibele templates in jouw huisstijl, waarin de gegevens per medewerker ingevuld worden.
Verandert er een adres, komt er een campagnelijn bij of wijzigt er een functietitel, dan gebeurt dat in één keer voor de hele zaak — of, als je dat liever hebt, specifiek voor één gebruiker — in plaats van in vijftien keer Outlook. De beheerde handtekening zit ook mee in onze Managed User-formule, voor elke gebruiker die ze wil.
Migreren zonder mail te verliezen
Kom je van een andere provider, een oude Exchange-server of een IMAP-postvak bij je hostingpartij, dan verhuizen mail, agenda's en contacten in hun geheel mee. We kopiëren eerst alles terwijl je gewoon doorwerkt, schakelen daarna de MX-records om op een rustig moment, en wat er tijdens de omschakeling nog binnenkomt, synchroniseren we na.
Eén eerlijke kanttekening: wij migreren wat we kunnen bereiken. Mail die alleen lokaal in een oud pst-bestand zit, of een webmail waarvan niemand het wachtwoord nog heeft, moet je ons wel kunnen aanwijzen — anders verhuist ze niet mee. Daarom brengen we vóór de omschakeling in kaart waar je mail vandaag overal staat. Zit die bij je hostingpartij, dan bekijken we in dezelfde beweging of je domeinnaam en website mee moeten; zie webhosting.
Hoe dit samenhangt met je werkplek
Mail, bestanden en back-up staan zelden los van de laptops waarop je mensen werken. Daarom zit de Microsoft-licentie met beheerde back-up mee in onze Managed User-formule, waarin je per medewerker het niveau kiest dat bij zijn job past. Hoe die pakketten eruitzien en wat de beveiligingslaag op het toestel zelf doet, lees je bij werkplekbeheer.
Wat hier telt, is dat één team het geheel opvolgt. Geen mailleverancier die naar de IT'er wijst wanneer Outlook niet opent, en geen back-up die niemand bekijkt omdat ze ergens bij een derde partij draait. Vandaag beheren we zo de Microsoft 365-omgeving van meer dan honderd KMO's.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bij onze realisaties lees je hoe we mail, back-up en de rest van de IT bij bestaande klanten onder één dak brachten.